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RCS E-Mail Services - Archive

Rechtssicherheit und Compliance für Ihre E-Mail Kommunikation

E-Mail Archivierung

Definition: Die Grundsätze für die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Die Verwaltungsvorschrift regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).

relyon bietet die E-Mail Archivierung als Managed Service an. Das bedeutet, dass wir uns sowohl um den Betrieb der Software, als auch um die Vorhaltung des entsprechenden Speicherplatzes für die gesamte Vorhaltezeit kümmern. Ein transparentes und einfaches Abrechnungsmodell nach Postfach vermeidet Kostenfallen und bietet Ihnen maximale Flexibilität und Skalierbarkeit.

Was bringt E-Mail Archivierung für mein Unternehmen?

  • Vermeidung von Datenverlust

    Häufig werden geschäftsrelevante E-Mails aus Versehen oder wieder besseren Wissens regelmäßig von Anwendern im Unternehmen gelöscht. Beim Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen löschen diese teilweise sogar ihr komplettes Postfach. Durch die Aktivierung der sogenannten Journal-Archivierung nach Best-Practice-Szenario können alle ein- und ausgehenden E-Mails im Unternehmen archiviert werden, schon bevor Sie überhaupt beim Empfänger ankommen. Nur so kann sichergestellt werden, dass keine E-Mails verloren gehen oder gar vorsätzlich gelöscht werden.

  • Rechtssicherheit

    In Deutschland, Österreich und der Schweiz sind Unternehmen dazu verpflichtet, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher, originalgetreu und jederzeit zur Einsicht verfügbar aufzubewahren (z.B. § 147 AO oder § 257 HGB). Verantwortlich für die Umsetzung und Einhaltung dieser Vorgaben liegt im Interesse der Geschäftsleitung jedes Unternehmens, denn eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen und in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen belegt werden.

  • Kostenoptimierte IT-Infrastruktur

    Durch die E-Mail Archivierung als Managed Service benötigen Sie keine weiteren internen Speicherplatz- oder Rechenressourcen. Im Gegenteil: Ihr interner E-Mail Speicher, wie z.B. Microsoft Exchange Postfachdatenbanken, können unmittelbar durch die Auslagerung von Archivdaten bereinigt werden. Auch Ihr IT-Helpdesk wird spürbar entlastet, da jeder Mitarbeiter ggf. gelöschte E-Mails selbstständig aus Archiven wiederherstellen kann.

  • Flexibel und Unabhängig

    Ihr E-Mail Archiv bei relyon ist unabhängig von Ihrem E-Mail Server oder E-Mail System, unabhängig von weiteren externen Anbietern und sogar unabhängig von relyon selbst. Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihre Daten, können diese als Standardformat (z. B.: PST) exportieren und an anderer Stelle wieder importieren.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Rechtssichere E-Mail Archivierung für den gesamten Aufbewahrungszeitraum
  • Einfaches Abrechnungsmodell nach Benutzer und Postfach
  • Detaillierte und schnelle Suchfunktion für gesamte Archive
  • Externe Verarbeitung und Datenspeicherung ohne Belastung interner Ressourcen

Downloads

Sie möchten mehr über E-Mail Archivierung erfahren? Hier finden Sie nützliche Informationen als PDFs.

Falk Buchmann | Branch Manger | relyon AG

Falk Buchmann
Ansprechpartner für E-Mail Archivierung
Telefon: +49-7071-5686-266

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