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Advanced E-Mail Services

Rechtssicherheit und Compliance für Ihre E-Mail Kommunikation

E-Mail Archivierung

Definition: Die Grundsätze für die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die Verwaltungsvorschrift regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).

Relyon bietet die E-Mail Archivierung als Managed Service an. Das bedeutet, dass wir uns sowohl um den Betrieb der Software, als auch um die Vorhaltung des entsprechenden Speicherplatzes für die gesamte Vorhaltezeit kümmern.

Ein transparentes und einfaches Abrechnungsmodell nach Postfach vermeidet Kostenfallen und bietet Ihnen maximale Flexibilität und Skalierbarkeit.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Rechtssichere E-Mail Archivierung für den gesamten Aufbewahrungszeitraum
  • Einfaches Abrechnungsmodell nach Benutzer und Postfach
  • Detaillierte und schnelle Suchfunktion für gesamte Archive
  • Externe Verarbeitung und Datenspeicherung ohne Belastung interner Ressourcen

Zentral verwaltete E-Mail Signaturen

Desto mehr Mitarbeiter Sie beschäftigen, desto aufwändiger wird das Pflegen und die Aktualisierung von E-Mail Signaturen. Dies ist zum einen aus rechtlichen Gründen unerlässlich, und zum anderen möchten Sie eine einheitliche Aussenkommunikation des Unternehmens wahren.

An dieser Stelle bieten Lösungen von CodeTwo einen großen Mehrwert. Sie können Signaturen zentral für alle Mitarbeiter oder auch Mitarbeitergruppen oder Abteilungen hinterlegen. Datenbasis hierfür ist das vorhandene Active Directory Ihres Unternehmens. Variablen wie Name, Titel und Telefonnummer werden dann beim Senden einer E-Mail direkt von dort übernommen und in der Signatur eingefügt.

  • Wahrung der Corporate Identity und der Compliance
  • Direkte Integration in Active Directory als Datenquelle
  • Marketing-Tool für z.B. einen Werbebanner unter jeder ausgehenden E-Mail
  • Nutzung auf lokalen Exchangeservern und als Office 365 Variante
  • Funktioniert mit jedem E-Mail Client, auch mit Mobilen Devices wie Smartphones
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